“BERBAGI PENGALAMAN ALA KABUPATEN SEMARANG”

UPAYA WUJUDKAN  TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

MELALUI APLIKASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI MANAJEMEN DESA (SMARD) MELALUI PETUGAS REGISTER DESA/KELURAHAN

DI KABUPATEN SEMARANG

Disampaikan pada Acara :

RAPAT KOORDINASI TERTIB ADMINDUK

TINGKAT PROVINSI JAWA TENGAH

Selasa, 22 September 2015

(Oleh : Drs. Agus Saryanto, Kabid Kependudukan pada Disdukcapil Kabupaten Semarang)

A.     UMUM

Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013  tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan (Adminduk), dijelaskan bahwa Negara Kesatuan Republik Indonesia berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 pada hakekatnya berkewajiban memberikan perlindungan dan pengakuan atas status hukum atas Peristiwa Kependudukan maupun Peristiwa Penting yang dialami Penduduk. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan yang merupakan penjabaran amanat Pasal 26 ayat (3) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 bertujuan untuk mewujudkan tertib Administrasi Kependudukan dengan terbangunnya database kependudukan secara nasional serta keabsahan dan kebenaran atas dokumen kependudukan yang diterbitkan.

Administrasi Kependudukan sebagai suatu sistem, bagi Penduduk diharapkan dapat memberikan pemenuhan atas hak-hak administratif penduduk dalam pelayanan publik serta memberikan perlindungan yang berkenaan dengan penerbitan Dokumen Kependudukan tanpa ada perlakuan yang diskriminatif melalui peran aktif Pemerintah dan pemerintah daerah. Penerapan KTP-el yang saat ini dilaksanakan merupakan bagian dari upaya untuk mempercepat serta mendukung akurasi terbangunnya database kependudukan di kabupaten/kota, provinsi maupun database kependudukan secara nasional. Dengan penerapan KTP-el maka setiap Penduduk tidak dimungkinkan lagi dapat memiliki KTP-el lebih dari satu dan/atau dipalsukan KTP-elnya, mengingat dalam KTP-el tersebut telah memuat kode keamanan dan rekaman elektronik data penduduk yang antara lain berupa iris mata maupun sidik jari Penduduk.

Menimbang betapa urgennya masalah tertib administrasi kependudukan diatas, sambil menunggu diterbitkannya aturan Pelaksanaan dari Undang-Undang 24 tahun 2013, telah terbit beberapa Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, yang berkaitan dengan pentingnya validasi data Kependudukan yang diolah melalui Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).

Adapun salah satu Surat Edaran tersebut adalah Surat Edaran Menteri Dalam Negeri tanggal 17 Januari 2014 Nomor : 470/328/SJ perihalPemanfaatan Data Kependudukan, dimana Data Kependudukan sebagaimana dimaksud pada Pasal 58 (Ay.4) UU 24 Tahun 2013, antara lain dapat dimanfaatkan untuk: pelayanan publik; perencanaan pembangunan; alokasi anggaran; pembangunan demokrasi; dan penegakan hukum dan pencegahan kriminal.

Data Kependudukan yang akurat dan valid itulah yang diharapkan dapat dimanfaatkan untuk :

a.    Pelayanan publik antara lain  untuk penerbitan surat izin mengemudi, izin usaha, pelayanan wajib pajak, pelayanan perbankan, pelayanan penerbitan sertifikat tanah, asuransi, jaminan kesehatan masyarakat, dan jaminan sosial tenaga kerja.

b.    Perencanaan pembangunan yakni untuk perencanaan pembangunan nasional, perencanaan pendidikan, perencanaan kesehatan, perencanaan tenaga kerja, dan pengentasan masyarakat dari kemiskinan.

c.    Alokasi anggaran meliputi penentuan Dana Alokasi Umum (DAU) dan perhitungan potensi perpajakan.

d.    Pembangunan demokrasi yaitu penyiapan Data Agregat Kependudukan per Kecamatan (DAK2) dan penyiapan Data Penduduk Potensial Pemilih Pemilu (DP4).

e.    Penegakan hukum dan pencegahan kriminal antara lain untuk memudahkan pelacakan pelaku kriminal, mencegah perdagangan orang dan mencegah pengiriman tenaga kerja illegal.

Beberapa pertanyaan yang harus dijawab secara jujur, antara lain:

1.    Sudahkah data base SIAK kita Valid ?

2.    Sudahkah Dispendukcapil mengintegrasikan output layanan pendaftaran penduduk dengan layanan pencatatan sipil ?

3.    Sudahkah SIAK diterapkan secara penuh di Kabupaten/Kota ?

4.    Sudahkah akta-akta pencatatan sipil masa lalu (kuno), tersistem dengan SIAK? à Dinakertransduk Jateng telah menyediakan APLIKASI PENDUKUNG SIAK (Penataan Arsip Kependudukan dan Pencatatan Sipil/PAKCAPIL) namun belum banyak kab/kota yang memanfaatkan.

5.    Sudahkah petugas Register Desa/Kelurahan diberi Peran - Fungsi – Hak dan Kewajiban yang memadai ?

Sudah barang tentu masih banyak pertanyaan yang dapat kita tujukan pada ‘diri kita’ (disdukcapil), sebelum kita dikomplain banyak pihak terhadap konsekuensi terbitnya regulasi (tanpa diimbangi dengan kemampuan dan Sarpras yang memadai).

B.    FAKTA LAPANGAN

Kita sadari bahwa masyarakat Indonesia pada umumnya dan warga Kabupaten Semarang pada khususnya masih “Kurang Tertib” dalam mengurus dokumen kependudukan dan dokumen Pencatatan Sipil yang disebabkan oleh banyak faktor. Kini jumlah penduduk Kabupaten Semarang telah mencapai 990.101 terdiri dari P= 496.242 jiwa dan W= 493.859 Jiwa (DAK2 Semester I tahun 2015). Belum seluruhnya memiliki dokumen kependudukan dan dokumen pencatatan sipil. Dengan mobilitas penduduk rata-rata 4.000 orang per tahun, dibarengi dengan data Lahir-Mati-Pindah Datang (LAMPID) yang tiap hari ada perubahan, dapat disimpulkan adanya dinamika kependudukan di Kabupaten Semarang cukup tinggi. 

Berikut ini data-data yang terdapat di Kabupaten Semarang (Atas Dasar: Surat Kemendagri tanggal 10 September 2015 Nomor : 471/9819/Dukcapil perihal data hasil penyelenggaraan adminduk Provinsi dan Kabupaten/Kota).

Keterangan :                                                                                     

o   Prosentase kepemilikan akte lahir sebesar 27,76% hanya yang terdapat dalam data SIAK

o   Prosentase SPM kepemilikan akta lahir sebesar 65%                  

Dari data di atas dapat diketahui bahwa masih banyak ‘PR’ yang harus dikerjakan, masih banyak cek ricek yang harus dilakukan mengingat data-data tersebut input datanya tidak diawali dengan proses yang benar. Sebagaimana terlihat pada data kepemilikan akta lahir di Kabupaten Semarang hanya sebesar 27,76% pada data SIAK, namun dalam pencapaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) telah mencapai 65% (siapa yang salah, apanya yang salah, bagaimana koq bisa tidak sama ?), pertanyaan kritis semacam inilah yang kedepan harus bisa jawab dengan baik, dengan didasari Format/Pola/Standar yang sama dalam  cara hitungnya.

Situasi dan kondisi inilah yang mengharuskan kita (para pihak) bertindak dengan cepat - cermat dan responsif,  dalam pelaporan dan atau pendaftaran penduduk serta pencatatan peristiwa penting,  dimulai dari kelembagaan tingkat RT – RW – Desa/Kelurahan – Kecamatan – Kabupaten, Provinsi sampai dengan tingkat Kementerian Dalam Negeri, dalam mengajak dan menghimbau masyarakat untuk berbuat TERTIB Administrasi Kependudukan, utamanya peran dan fungsi Petugas Register dalam memverifikasi dan memvalidasi data melalui alat bantu SMARD.

Urgensi dari tertib administrasi kependudukan ini karena Dinas Dukcapil diharapkan dapat mensukseskan NAWACITA KESATU yakni : Menghadirkan kembali negara untuk melindungi segenap bangsa dan memberikan rasa aman pada seluruh warga Negara, utamanya untuk perlindungan ha-hak warga negara seperti memiliki kewarganegaraan, dan hak memperoleh jatidiri/identitas  sebagaimana diatur dalam UU Perlindungan Anak (UU Nomor 35 Tahun 2014).

Demikian halnya dengan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Jo. Undang-Undang Nomor  24 Tahun 2013 mengatur bahwa :

BAB II

HAK DAN KEWAJIBAN PENDUDUK

Pasal 2

Setiap Penduduk mempunyai hak untuk memperoleh:

a.    Dokumen Kependudukan;

b.    pelayanan yang sama dalam Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;

{UUD 1945 Psl 28 ayat (1) amandemen ke-2 & Psl 34 ayat (3) amandemen ke-4 amanatkan negara wajib layani setiap warga negara & penduduk untuk memenuhi kebutuhan dasar dalam rangka pelayanan umum & meningkatkan ksejahteraan masyarakat.}

c.    perlindungan atas Data Pribadi;

d.    kepastian hukum atas kepemilikan dokumen;

e.    informasi mengenai data hasil Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil atas dirinya dan/atau keluarganya; dan

f.      ganti rugi dan pemulihan nama baik sebagai akibat kesalahan dalam Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil serta penyalahgunaan Data Pribadi oleh Instansi Pelaksana.

Pasal 3

Setiap Penduduk wajib melaporkan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialaminya kepada Instansi Pelaksana dengan memenuhi persyaratan yang diperlukan dalam Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Fakta dilapangan menunjukkan bahwa betapa sulitnya ‘menyeimbangkan’ hak dan kewajiban penduduk tersebut dalam memperoleh dan memiliki dokumen kependudukan dan atau dokumen pencatatan sipil.

C.    KEUNGGULAN APLIKASI SMARD

Berkait dengan hal tersebut, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Semarang pada Tahun Anggaran 2014, memandang perlu dengan membuat terobosan (breaktrought) dengan membuat perangkat lunak Aplikasi (software application)  pendukung SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan), diberi nama :  ”SMARD” (Sistem Informasi ManajemenAdministrasi Desa) di Kabupaten Semarang.

Mengapa Disdukcapil Kabupaten Semarang,  PERLU “alat bantu’ SMARD ??? disadari bahwa permasalahan data kependudukan masih jauh dari sempurna dan masih banyak kendala dalam mewujudkan tertib Adminduk. Permasalahan tersebut dapat berasal dari faktor internal, eksternal maupun faktor teknis, sebagai berikut :

          1.     Permasalahan Internal :

a.  Jumlah SDM pada Disdukcapil sangat terbatas, terdiri dari 30 PNS dan 13 Tenaga Bantuan Operasional (Non PNS), untuk melayani sejumlah hampir 1 jiwa penduduk à bukan merupakan jumlah yang ideal untuk mewujudkan PELAYANAN PRIMA (Stelsel Aktif);

b.  Pola organisasi di Disdukcapil Kabupaten Semarang dengan Pola Minimal (hanya ada 2 Lini : Bid. Duk dan Capil), tidak sepadan dengan beban kerja;

c.   Petugas Operator Kecamatan (masing-masing 2 orang PNS), bukan merupakan Petugas Disdukcapil/Non Organik

d.  Petugas register Desa/Kelurahan juga bukan merupakan pegawai dibawah Komando Disdukcapil.

e.  Sarpras Teknologi Informasi yang belum menjangkau keseluruh Desa/Kelurahan.

          2.     Permasalahan Eksternal :

a.    masih banyak penduduk yang enggan mengurus data dan atau dokumen kependudukannya apabila belum BUTUH (baca : kepepet);

b.    masih banyak penduduk yang enggan mengurus data dan atau dokumen kependudukannya dengan alasan sibuk bekerja dan tidak punya cukup waktu;

c.    dan masih banyak permasalahan intern masing-masing keluarga (penduduk), missal : faktor ekonomi, kesehatan, geografis, dll.

          3.     Permasalahan Teknis :

a.    Permendagri Nomor 19 tahun 2010 tentang formulir dan buku yang digunakan dalam pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, faktanya sangat menyulitkan masyarakat awam dan petugas dalam mengisi formulir Dafduk dan Capil (Ada Puluhan jenis);

b.    Belum semua Petugas Register (rata-rata diampu oleh Sekdes), familiar dengan perangkat komputer;

c.    Belum semua Desa dan kelurahan memiliki Sarana-prasarana yang memadai;

d.    Belum semua Desa dan Kelurahan memiliki fasilitas jaringan internet (online system)

Aplikasi SMARD tersebut, sesungguhnya adalah hanyalah sebuah alat bantu untuk mempermudah Para  Petugas Register sebagai “Garda Terdepan” dalam mewujudkan tertib adminduk. Perangkat lunak ini sudah barang tentu hanya bisa dijalankan oleh Petugas Register yang tidakGaptek (Gagap Teknologi). Dengan aplikasi ini ‘Goal’ yang hendak dicapai adalah terjadinya komunikasi data yang lancar, baik secara offline maupunonline  sehingga akan tersedia data kependudukan secara ‘real time’.

          4.     Manfaat aplikasi SMARD :

Petugas Register Desa/Kelurahan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya kecuali dapat sangat terbantu dalam melakukan verifikasi dan validasi data.

Dengan menggunakan Aplikasi SMARD Petugas Register dapat dengan mudah mengetahui dan mengolah Data penduduk Desa masing-masing :

                 a.       penduduk yang sudah meninggal dunia;

                 b.       data ganda penduduk;

                 c.       penduduk yang sudah lama tidak ditempat;

                 d.       yang belum memiliki akta kelahiran;

                 e.       penduduk yang belum memiliki akta kematian;

                  f.       Melaporkan penduduk rentan Adminduk (akibat bencana alam, bencana sosial, orang terlantar, dsb).

Dengan menggunakan Aplikasi SMARD Petugas Register dapat dengan mudah melakukan pelayanan surat-menyurat yang berkaitan dengan pelayanan adminduk maupun pelayanan administrasi perkantoran lainnya, hanya dengan ‘SATU KLIK’ dengan cara : ketik NIK penduduk yang bersangkutan à secara Otomatis Biodata Si Pemohon langsung tersaji TANPA harus mengetik !.

Dengan menggunakan Aplikasi SMARD Petugas Register dapat dengan mudah mengetahui perubahan data kependudukan di desanya APABILA Petugas Registernya secara periodik dan sesering mungkin melakukan sinkronisasi data dengan Disdukcapil, baik secara offlinemaupun online (difasilitasi VPN/Virtual Privat Network Provinsi);

Dengan menggunakan Aplikasi SMARD Petugas Register dapat mengembangkan  Tugas pokok fungsi lainnya sebagai Sekretaris Desa:

(CONTOH TAMPILAN SMARD)

D.    POLA KERJA PETUGAS REGISTER DESA/KELURAHAN

Berdasarkan Permendagri No. 18 Tahun 2010 ttg Pedoman Pengangkatan dan Pemberhentian Tugas Pokok Pejabat Pencatatan Sipil dan Petugas Registrasi.  Beberapa hal yang terkait dengan PERAN SENTRAL seorang Petugas Register, sebagai berikut :

Verifikasi dan Validasi Data adalah upaya yang dilakukan untuk mendapatkan data kependudukan yang lengkap, benar dan mutakhir melalui pemeriksaan, pencocokan dan penelitian terhadap persyaratan pendaftaran dan formulir yang telah diisi penduduk sesuai dengan peristiwa yang dilaporkan oleh penduduk.

Proses Verifikasi dan Validasi Data:

a.    Melakukan pemeriksaan, pencocokan dan penilitian persyaratan pendaftaran penduduk sesuai dengan peristiwa yang dilaporkan, dokumen yang dimiliki (Ijazah, KK, KTP dan akta-akta capil) serta BIP;

b.    Melakukan pemeriksaan, pencocokan dan penelitian terhadap formulir yang telah diisi oleh penduduk agar tidak terdapat kesalahan pengisian atau penulisan, serta adanya elemen data yang belum terisi. à Dengan aplikasi SMARD tidak dipusingkan lagi dengan segala macam Formulir Dafduk-Capil (FORM MODEL F.1 & F.2 sebagaimana diatur dalam Permendagri 19 Tahun 2010)

SIMPULAN

1. Dalam perjalanannya hampir memasuki tahun kedua, implementasi SMARD di Kabupaten Semarang dirasakan manfaatnya oleh Petugas Register maupun Pemerintah Desa/Kelurahan dalam pelayanan kepada masyarakat;
2. Sinkronisasi data yang dilakukan  petugas register, apabila semakin sering dilakukan semakin berdampak postif terhadap validasi SIAK;
3. SMARD sebuah model aplikasi ‘Pintar’ yang masih perlu dikembangkan oleh para pihak, untuk mewujudkan Validasi SIAK.

BERBUAT YANG TERBAIK UNTUK PELAYANAN MASYARAKAT

Sumber: http://romoprabu.blogspot.com/